Vol.104 特集:伝票・書類データに直接「電子捺印」してコスト削減を図る

月刊 B-2 News 11月号 Vol.104を配信します。

━━<月刊B-2 News Vol.104>━━━━━━━━2017/12/04━━

このNewsレターは、
株式会社インフィニティが運営・管理している、
<インフィニティ・サーバー>をご利用のお客様やお取引先様、
関係諸団体の皆様や名刺交換をさせて頂いた皆様へ、
毎月の第1営業日頃にお届けしている<情報の定期便>です。
<ICTの情報収集>としてお気軽にお読み下さい。

▼初めての方や次の手続ご希望の方は最後尾からお読み下さい。

◆メールアドレスの変更をご希望の方
◆ニュースレターの配信がご不要な方

━━<ご挨拶>━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

毎月ご愛読頂きまして誠に有り難うございます。
<一座建立>の経営理念の言葉を入れた「お抹茶色の名刺」
でお馴染みの、<月刊B-2 News>編集長の齋藤です。
1ヶ月間のご無沙汰です。

12月にお誕生日を迎える皆様、お誕生日おめでとうございます。
ご家族でお誕生日祝いをすると共に、少し照れ臭いでしょうが、
ご両親には感謝の言葉を伝えて下さい。今のあなたが在るのは、
これまでにあなたが出会いとご縁を頂いた大勢の方のお陰です。
心から感謝しましょうね!

━━【特集】━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
伝票・書類データに直接「電子捺印」してコスト削減を図る
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
技術部ネットワーク担当の池田が、日頃利用しているチョット便
利な「フリーウェア」や「Tips」を紹介します。

─────────────────────────────
経費削減には、相変わらず書類のデータ化が効果的
─────────────────────────────
社内のコスト削減に効果的な方法には、書類のデータ化による
ペーパーレスがあります。

また書類のデータ化には、印刷コスト削減の他にも保存スペース
削減等の効果が見込まれます。

最近では、以前と比べて安価で高機能な機器が増えたので、中小
企業でもFAXを印刷せずに送受信が出来たり、外部からの郵送物
や紙資料等も、保存すべきものはドキュメントスキャナを使っ
て、積極的にペーパーレスを進められる環境になってきました。

─────────────────────────────
仕事の効率アップには、ファイル形式の限定利用が効果的
─────────────────────────────
但し、ペーパーレスを積極的に進めるには幾つかの問題が発生し
ます。それは保存する際の「ファイル形式」です。

社内のパソコンで使われるファイル形式はいくつもあります。

代表的なものは、「画像→JPEG/BMP/TIFF」や「書類→
Word/Excel/テキスト/PDF」などですね。

一部のファイル形式は、有償ソフトでないと利用できない場合も
あります。

但し、ファイル形式を無制限に認めていくと、先々開けなくなる
可能性もありますので要注意です

さて、社内で回覧資料や外部への送付資料に最適なファイル形式
は何でしょう?

閲覧書類や稟議書等では一般的にExcelやWordが使われています
が、編集可能なために簡単に改竄や誤って値が変わってしまうこ
とがあので、あまり適していません。

─────────────────────────────
資料の保存・閲覧・回覧には、相変わらず「PDF形式」が最適
─────────────────────────────
そう考えると、一番適したファイル形式はやっぱり「PDF」にな
ると思います。

PDF形式をイメージ的に捉えると、「紙媒体に印刷」するのでは
なく、「電子データとして印刷するのが近い表現ですね。

つまり、「編集しにくい」と言うことは、「改竄されにくい」と
言う事を意味しています。

「PDF」を皆さんはご存知ですよね。「Adobe社」が開発したファ
イルフォーマットの事で、「Adobe Acrobat Pro」と言う高度の
編集機能を持った製品が販売されています。

一方で、PDFファイルを手軽に作成するだけでならば、「無償版
のPDF変換ソフト」や、Windows10の標準機能の「Microsoft
Print to PDF」でも作成できます。

PDFファイルの閲覧は、Adobe純正の「Adobe Acrobat Reader
DC」の他にも、多数のフリーソフトやWindwos10も対応している
ので安心して使えます。

─────────────────────────────
「捺印文化」は、ペーパーレス時代に逆行?
─────────────────────────────
それでは、PDFファイルの弱点は一体何でしょう?それはやっぱ
り編集の難しさでしょうか。

日本固有の代表的な商習慣として、「捺印」があります。

稟議書や見積書・注文書に社印や担当印・承認印を「押す」とい
うことです。

かなり形骸化している所もあります。取引先とのやり取りでは
メールでPDFデータを送っても良いけども、社印や担当印が必要
な場合がありますよね。

そのような場合には、受け取った見積書データを一旦プリンター
で印刷した後に「捺印」して、再度スキャンしてPDF化を行った
後、「メール添付で送付」している方が多いのではないでしょう
か?

社内での稟議書も、最終にはプリントアウトして決済印を押して
貰うなどと聞いた事もあります。

─────────────────────────────
「電子捺印」は、「Adobe Acrobat Rader DC」のスタンプ機能で
─────────────────────────────
実は意外と知られていないんですが、Adobe純正の無料PDFリー
ダー「Adobe Acrobat Rader DC」には、なんと捺印機能(スタン
プツール)が標準で付いていたんです。
→ 
https://acrobat.adobe.com/jp/ja/acrobat/pdf-reader.html

使い方は、PDFデータを「Adobe Rader DC」を使って開いた後
に、「ツール」→「スタンプ」→「開く」の操作をするだけで、
上部に「スタンプメニュー」が追加されます。

電子捺印をする際には、スタンプメニューから「スタンプパレッ
ト」を選択することで、利用する「スタンプ」が選択されます。

後は、電子捺印したい部分をクリックするだけで捺印されます。

独自の社印や担当者印を追加したい場合には、「カスタムスタン
プ」→「作成…」で登録できます。

登録するには、スタンプファイルがPDFである事が条件ですが、
これは実際の捺印画像をスキャナ等で取り込んで、データ化した
後に捺印画像部分をPDF化する事で行えます。

捺印画像のPDF化は、Windows10であれば印刷先を仮想プリンタの
「Microsoft Print to PDF」で行ったり、その他のフリーPDF作
成ソフトでも簡単に行えます。

また、A4用紙に小っちゃく捺印された印鑑画像をPDF化してし
まったとしても、「Adobe Acrobat Reader」のカスタムスタンプ
機能は、印鑑の部分だけが抽出されるので安心です。

─────────────────────────────
文字の上の「捺印」を可能にする、印鑑画像の「透過GIF化」
─────────────────────────────
もしも、文字の上にPDFファイルで捺印したい場合は、スキャン
直後の画像を「透過GIF仕様」に変換した後にPDF化するだけで可
能です。

「透過GIF」の作成方法は他にも色々ありますので、検索サイト
で「透過GIF 作成」等でお好みのツールを探してみて下さい。

それでは次回の月刊B-2 Newsでまたお会いしましょう。(池田)

━━<編集後記>━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

ただ今、人気ソフトのメーカーも認めた障害と闘っています。
但し、原因不明で時間のロスが半端じゃ無いです。
未知の障害にいきなり遭遇した不運を嘆いています。

短納期とコストダウンのあおりでしょうか?
昔のソフトはもっと安定感が有ったような?

一流メーカーの一流ソフトなんですが・・・
障害発生の要素が増えたと言う事でしょうか?

原因はともあれ、早く安心して使える状態にしないと。

それでは次回の月刊B-2 Newsでまたお会いしましょう。(齋藤)

━━<最後に>━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

今回の内容はいかがでしたか?
皆様のお役に立てれば幸いです!

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
▼▼▼ 初めての方や以下の手続きをご希望の方へ ▼▼▼
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
直ぐには役に立たない知識や情報かも知れませんが、
後々ボディーブローの様に効いてくるかも知れませんので、
しばらくの間お付き合い下さい。

▼ご意見やご質問を希望の方はお気軽にお申し出下さい。
https://www.create-value.jp/mailform/form004.html

▼メールアドレスの変更をご希望の方はお知らせ下さい。
https://www.create-value.jp/mailform/form009.html

▼メール配信がご不要な方はお手数ですがご一報下さい。
https://www.create-value.jp/mailform/form008.html

常時SSLサイト+独自安全処理を施したSSLメールにてお手続き。
【注】このメール宛への直接のご返信には対応しておりません。

▼━【発行元】━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
業務システムの安定稼働と業務データの維持保全を支援します
サイバー空間とオフィス空間の情報セキュリティを支援します
─────────────────────────────
株式会社インフィニティ
月刊 B-2 News編集局
編集長 齋藤 純(SAITOH Atsushi)
〒810-0001福岡県福岡市中央区天神4-1-23-9F

TEL:092-714-2500
FAX:092-733-0066
E/M:newsletter@b-2.jp
WEB:危機管理系サーバー https://www.b-2.jp
WEB:広告宣伝系サーバー https://www.create-value.jp

福岡県情報セキュリティ連絡協議会 幹事
総務省電気通信事業者届出番号 H-17-916
─────────────────────────────
免震ビル/生体認証/防犯・防災監視/電源・回線・機器冗長化
先進性や新奇性よりも品質の良い安全なサービスを追求します。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━△

福岡のICT企業インフィニティ運営のSMBセキュアホスティングはあなたの3M事業戦略を支援します

福岡のICT企業インフィニティ運営のSMBセキュアホスティングはあなたの3M事業戦略を支援します