月刊 B-2 News 11月号 Vol.104を配信します。
━━<月刊B-2 News Vol.104>━━━━━━━━2017/12/04━━
このNewsレターは、
株式会社インフィニティが運営・管理している、
<インフィニティ・サーバー>をご利用のお客様やお取引先様、
関係諸団体の皆様や名刺交換をさせて頂いた皆様へ、
毎月の第1営業日頃にお届けしている<情報の定期便>です。
<ICTの情報収集>としてお気軽にお読み下さい。
▼初めての方や次の手続ご希望の方は最後尾からお読み下さい。
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━━<ご挨拶>━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
毎月ご愛読頂きまして誠に有り難うございます。
<一座建立>の経営理念の言葉を入れた「お抹茶色の名刺」
でお馴染みの、<月刊B-2 News>編集長の齋藤です。
1ヶ月間のご無沙汰です。
12月にお誕生日を迎える皆様、お誕生日おめでとうございます。
ご家族でお誕生日祝いをすると共に、少し照れ臭いでしょうが、
ご両親には感謝の言葉を伝えて下さい。今のあなたが在るのは、
これまでにあなたが出会いとご縁を頂いた大勢の方のお陰です。
心から感謝しましょうね!
━━【特集】━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
伝票・書類データに直接「電子捺印」してコスト削減を図る
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技術部ネットワーク担当の池田が、日頃利用しているチョット便
利な「フリーウェア」や「Tips」を紹介します。
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経費削減には、相変わらず書類のデータ化が効果的
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社内のコスト削減に効果的な方法には、書類のデータ化による
ペーパーレスがあります。
また書類のデータ化には、印刷コスト削減の他にも保存スペース
削減等の効果が見込まれます。
最近では、以前と比べて安価で高機能な機器が増えたので、中小
企業でもFAXを印刷せずに送受信が出来たり、外部からの郵送物
や紙資料等も、保存すべきものはドキュメントスキャナを使っ
て、積極的にペーパーレスを進められる環境になってきました。
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仕事の効率アップには、ファイル形式の限定利用が効果的
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但し、ペーパーレスを積極的に進めるには幾つかの問題が発生し
ます。それは保存する際の「ファイル形式」です。
社内のパソコンで使われるファイル形式はいくつもあります。
代表的なものは、「画像→JPEG/BMP/TIFF」や「書類→
Word/Excel/テキスト/PDF」などですね。
一部のファイル形式は、有償ソフトでないと利用できない場合も
あります。
但し、ファイル形式を無制限に認めていくと、先々開けなくなる
可能性もありますので要注意です
さて、社内で回覧資料や外部への送付資料に最適なファイル形式
は何でしょう?
閲覧書類や稟議書等では一般的にExcelやWordが使われています
が、編集可能なために簡単に改竄や誤って値が変わってしまうこ
とがあので、あまり適していません。
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資料の保存・閲覧・回覧には、相変わらず「PDF形式」が最適
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そう考えると、一番適したファイル形式はやっぱり「PDF」にな
ると思います。
PDF形式をイメージ的に捉えると、「紙媒体に印刷」するのでは
なく、「電子データとして印刷するのが近い表現ですね。
つまり、「編集しにくい」と言うことは、「改竄されにくい」と
言う事を意味しています。
「PDF」を皆さんはご存知ですよね。「Adobe社」が開発したファ
イルフォーマットの事で、「Adobe Acrobat Pro」と言う高度の
編集機能を持った製品が販売されています。
一方で、PDFファイルを手軽に作成するだけでならば、「無償版
のPDF変換ソフト」や、Windows10の標準機能の「Microsoft
Print to PDF」でも作成できます。
PDFファイルの閲覧は、Adobe純正の「Adobe Acrobat Reader
DC」の他にも、多数のフリーソフトやWindwos10も対応している
ので安心して使えます。
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「捺印文化」は、ペーパーレス時代に逆行?
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それでは、PDFファイルの弱点は一体何でしょう?それはやっぱ
り編集の難しさでしょうか。
日本固有の代表的な商習慣として、「捺印」があります。
稟議書や見積書・注文書に社印や担当印・承認印を「押す」とい
うことです。
かなり形骸化している所もあります。取引先とのやり取りでは
メールでPDFデータを送っても良いけども、社印や担当印が必要
な場合がありますよね。
そのような場合には、受け取った見積書データを一旦プリンター
で印刷した後に「捺印」して、再度スキャンしてPDF化を行った
後、「メール添付で送付」している方が多いのではないでしょう
か?
社内での稟議書も、最終にはプリントアウトして決済印を押して
貰うなどと聞いた事もあります。
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「電子捺印」は、「Adobe Acrobat Rader DC」のスタンプ機能で
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実は意外と知られていないんですが、Adobe純正の無料PDFリー
ダー「Adobe Acrobat Rader DC」には、なんと捺印機能(スタン
プツール)が標準で付いていたんです。
→
https://acrobat.adobe.com/jp/ja/acrobat/pdf-reader.html
使い方は、PDFデータを「Adobe Rader DC」を使って開いた後
に、「ツール」→「スタンプ」→「開く」の操作をするだけで、
上部に「スタンプメニュー」が追加されます。
電子捺印をする際には、スタンプメニューから「スタンプパレッ
ト」を選択することで、利用する「スタンプ」が選択されます。
後は、電子捺印したい部分をクリックするだけで捺印されます。
独自の社印や担当者印を追加したい場合には、「カスタムスタン
プ」→「作成…」で登録できます。
登録するには、スタンプファイルがPDFである事が条件ですが、
これは実際の捺印画像をスキャナ等で取り込んで、データ化した
後に捺印画像部分をPDF化する事で行えます。
捺印画像のPDF化は、Windows10であれば印刷先を仮想プリンタの
「Microsoft Print to PDF」で行ったり、その他のフリーPDF作
成ソフトでも簡単に行えます。
また、A4用紙に小っちゃく捺印された印鑑画像をPDF化してし
まったとしても、「Adobe Acrobat Reader」のカスタムスタンプ
機能は、印鑑の部分だけが抽出されるので安心です。
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文字の上の「捺印」を可能にする、印鑑画像の「透過GIF化」
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もしも、文字の上にPDFファイルで捺印したい場合は、スキャン
直後の画像を「透過GIF仕様」に変換した後にPDF化するだけで可
能です。
「透過GIF」の作成方法は他にも色々ありますので、検索サイト
で「透過GIF 作成」等でお好みのツールを探してみて下さい。
それでは次回の月刊B-2 Newsでまたお会いしましょう。(池田)
━━<編集後記>━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
ただ今、人気ソフトのメーカーも認めた障害と闘っています。
但し、原因不明で時間のロスが半端じゃ無いです。
未知の障害にいきなり遭遇した不運を嘆いています。
短納期とコストダウンのあおりでしょうか?
昔のソフトはもっと安定感が有ったような?
一流メーカーの一流ソフトなんですが・・・
障害発生の要素が増えたと言う事でしょうか?
原因はともあれ、早く安心して使える状態にしないと。
それでは次回の月刊B-2 Newsでまたお会いしましょう。(齋藤)
━━<最後に>━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
今回の内容はいかがでしたか?
皆様のお役に立てれば幸いです!
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直ぐには役に立たない知識や情報かも知れませんが、
後々ボディーブローの様に効いてくるかも知れませんので、
しばらくの間お付き合い下さい。
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株式会社インフィニティ
月刊 B-2 News編集局
編集長 齋藤 純(SAITOH Atsushi)
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